大学签约政策于2021年5月1日实施

修订的 关于批准合同和指定签署机构的政策 (“政策”), 理事会于2月11日批准了, 2021, 并于5月1日生效, 2021. 可以访问修改后的策略 在这里. 

  • 仅由签字人员授权执行的合同,签字人员不得将其委托给其他职位. 这些契约被捕获在 表一个 政策的内容. 
  • 委托方无权执行的合同,委托方不得将其委托给其他职位. 这些契约被捕获在 表B 政策的内容.

关于超过100万美元合同的第二次签署要求的程序 是可用的 在这里

点击 在这里 查看签署政策修订的概述. 

的实施手册 批准合约及指定签署机构的政策(现行有效) 2021年5月1日)

签署授权表格
模板1:授权和撤销签署权限
模板二:行使授权的季度报告
模板三:临时委托表格通知

 


常见问题-有关批准合约及指定签署机关的政策

问题 回答
1. 哪些类型的合同属于本保单的范围?

本政策适用, 但并不局限于, 所有书面合同, 分包合同, 协议书, 谅解备忘录, 协议备忘录, 租赁, 订阅, 许可证, 捐赠协议, 的行为, 拨款申请, 授权协议, 证书, 仪器, 或本校与第三方之间的任何其他文件,*产生产生费用或收入的义务或对大学或其任何部分具有约束力的义务.
*第三方是指与大学独立的实体,而不是单位间协议.

2. 签名策略如何工作?

该政策将签署权授予指定的签署官员,并规定了一个框架,授权签署官员授权,同时对授权的行使负责.

该模式通过对合同的季度报告和对签署干事及其代表的明确报告义务和要求进行控制.


3. 谁是指定的签字人员?

签字人员是有权批准和签署合同的人, 我代表大学, 是否已按照本政策进行分配. 他们是:校长和副校长(“校长”), 教务长兼副校长(学术), 的副校长, 副教务长, 秘书长, 法律总顾问, 副校长及助理副校长, 副教务长, 资讯科技总监, 首席投资官和财务主管, 院长, 及执行董事.

4. 每个签字人员的职权范围是什么?

签署人员有权授权管理其各自投资组合所需的合同,其限度不超过政策中所列的门槛(第22条). 签字官员将根据已批准的预算拨款授权合同, 与合同有关的使能费用或收入.
 

5. 表A和表B的意义是什么?

表A和表B所列的合同类别仅由其中所列的签字人员授权(第26和27条).

表A和表B列出了专门合同,其批准和签署完全由所列签字人员授权, 谁是根据他们的专业知识被预先确定的.

6. 签署人员可以委托什么?

由签字官员设立的代表团满足可行的业务需要,而不是仅仅为了方便而设立.


签署官员可以对其职责范围内和规定门槛内的合同授予批准和签署权(第22条).

7. 委托规则是什么?

签署官员可以将批准和/或签署合同的权力委托给他们认为合适的职位的员工, 按大学的组织层级划分,签署人员的职位不超过低两级,但不低于经理的级别-第3级(M3)或同等级别, 但每一代表团须以书面确认,并须:
a)对持有知识岗位的员工, 履行代表团规定的义务所需的专业知识和判断;
b)合同总价值不超过签字人员的权限;
c)基于已有模板;
d)可由签字人员或更高级别的权力职位在任何时候撤销;
e)受签署人员可能确定的条件的限制;
f)执行后向秘书处和财务部门存档.


代表名单及其按责任地区划分的代表团名单可在要求访问的网站上查看 在这里.


授权给某一代表的签字官员必须定期审查该代表,以确保进行适当的监督.


由签字人员设立的代表团在财政年度第四季度结束后仍然有效,除非签字人员另有规定.

8. 当有签字权的员工离职时,有什么授权规则?

除非根据对与签署权限有关的任何相关条件的审查,向签署人员或上级直接报告部门的代表授予明确授权, 签约人员及代表, 校长及其直接报告除外, 除非校长另有指示, 在与大学的合约终止前一个月内,收到终止或辞职通知后,不得行使签署权力. 在这种情况下, 本政策所规定的, 签字权将自动授予直接报告部门中更高级别的职位.


签署官员和代表,在授予他们签署官员或代表权力的任务结束后继续受雇于大学, 继续拥有签字权, 但此授权可被撤销, 按照本政策的规定(第34条). 

9. 签订合同的权力可以被转授吗? 保险单表A和表B中的合同除外, 所有其他合同均可由签字人员委托, 然而, 不能将其他契约进一步委托给子委托.
10. 在假期或临时缺席的情况下会发生什么呢?

临时缺勤是指连续四个工作日以上缺勤.


如因临时缺席而无法使用, 签署官员可以暂时将批准和签署权委托给他们认为合适的职位, 根据秘书长制定的模板.


指定负责签字的职位须遵守适用于签字人员及其代表的所有政策义务, 包括报告义务.

11. 合同上有第二次签字的要求吗 以及拨款申请? 

所有价值超过100万美元的合同,除了签字人员的签字外,还需要第二个签字, 根据要求会得到哪些 第二签名要求的程序.

所有拨款申请必须附有OSR清单, 这是大学用来确保教师适当验证和批准的工具, 所有外部资助的研究经费和拟议的项目协议. 欲了解更多信息,请参阅: www.沙巴app下载.ca /研究/研究/ forms而且resources. 由学院院长或副院长完成OSR清单,可满足超过100万美元资助申请的第二次签字要求.

12. 签合同前我需要检查什么? 该政策要求签字人员和代表在签署合同前进行尽职调查(第40条). 检查清单发现 在这里 也是推荐的.
13. 我什么时候需要咨询法律服务?

除非使用为此目的预先核准的标准合同形式, 任何价值超过50万元或以上的合约,均须由法律服务部门审核, 不管它的值, 在合同涉及个人信息的所有情况下,  具有重大风险,特别是在责任和赔偿条款方面, 会让大学受到公众的监督, 会影响大学的声誉吗, 涉及争议事项, 涉及诉讼或和解或包含不寻常的法律条款.

14. 我是否需要采购部门批准我的合同? 采购事务处制定了一个健全的业务惯例框架,制定了衡量其社区采购交易的规则, 包括购买超过100美元订单的规则,000. 哪些地方遵循了公开招标程序, 沙巴app下载采购服务部将确保合规. 请查阅您的评论 www.沙巴app下载.ca /采购/规定/政策/ purchasingpolicy 而且 www.沙巴app下载.ca /采购/规定/政策/签署.
15. 什么合同需要理事会批准? 价值超过600万美元的合同需要得到理事会或董事会委员会的批准. 除了, 保险单表A和表B中未描述的合同, 以及某些治理项目, 可以查看 在这里,需要董事会或董事会委员会的批准. 如需更多信息,请 邦妮.伯伦斯坦 [at] 沙巴app下载.ca (与秘书处联络.)
16. 报告要求是什么?

大学运作所必需的财务系统和程序的定期交易除外(第15条), 包括, 但不限于, 采购请购单, 采购订单, 预支费用报告和销售货物和服务的应收账款, 以及雇佣合同, 要求至少每季度报告一次, 使用MINERVA工具或秘书长为此目的批准的其他工具. 代表必须向签署人员报告:

  • 合同价值10美元,委托人按照委托权限签署的000份或以上文件;
  • 在所有合同中, 不论合同价值如何, 会使大学受到公众监督或影响其声誉的重大风险, 涉及争议性事项, 涉及诉讼或和解索赔或包含不寻常的法律条款.
17. 如何报告合同(通过在线MINERVA报告工具)? 协助代表满足签署政策的报告要求, 沙巴体育APP修改了在线报告工具, 现在可以通过密涅瓦使用.
要访问它,请登录到您的 MINERVA 使用您的沙巴app下载用户名和密码登录帐户,然后从菜单中单击“签名策略”选项卡.
18. 报告季度是什么? 报告季度与大学的财政季度一致:
  •  Q1- 5月1日- 7月31日
  • Q2 - 8月1日- 10月31日
  • Q3 - 11月1日- 1月31日
  • Q4 - 1月31日- 4月30日
19. 年度报告的要求是什么? 秘书长, 与高级政府协调, 是否会监督本政策的遵守情况并确保问责制. 为此目的, 签字官员将服从, 按年计算, 向秘书长提交报告,以便向审计和风险委员会报告不遵守政策的问题.
20. 下次检讨政策是什么时候?

秘书长, 与签字官员协商, 会否成立督导检讨委员会,以最少每五年检讨本政策一次. 秘书长将向审计和风险委员会提出任何修订建议.


您可以将您的反馈提交给 signingpolicy.秘书处 [at] 沙巴app下载.ca.

 

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